入社時にマイナンバーカードのコピーを求められた理由とは？扶養家族分が必要になるケースを解説

入社する会社から「本人と扶養者のマイナンバーカードのコピーを提出してください」と言われ、扶養している家族がいない場合は何を提出すればよいのか迷う方は少なくありません。

マイナンバーカードの提出依頼は、単に扶養状況を確認するためだけではなく、会社が行う社会保険や税金、雇用に関する手続きで必要になる場合があります。この記事では、入社時にマイナンバーカードのコピーを求められる理由や、扶養家族がいない場合の対応について解説します。

入社時にマイナンバーカードのコピーを求められる理由

会社が従業員にマイナンバーの提出を求める主な理由は、税金や社会保険などの行政手続きを正確に行うためです。

会社は従業員を雇用すると、給与支払報告や源泉徴収、健康保険・厚生年金の手続きなどでマイナンバーを利用することがあります。そのため、本人確認を含めてマイナンバーの情報を提出してもらう必要があります。

例えば、新しく入社した社員について雇用保険や社会保険の加入手続きを行う場合、会社側は本人のマイナンバーを記載する書類を作成することがあります。

扶養者分のマイナンバーが必要になる主なケースは、従業員が家族を税金上の扶養親族として申告する場合や、健康保険の扶養家族として登録する場合です。

例えば、配偶者や子ども、親などを会社の手続き上の扶養に入れる場合、その家族のマイナンバーを提出することがあります。

一方で、自分が両親を扶養していない、配偶者や子どもなどの扶養家族がいない場合は、通常は扶養者分のマイナンバーを提出する必要はありません。

両親と同居している場合でも、税金や健康保険上の扶養に入れていなければ、会社の入社手続きで両親のマイナンバーを求められることは一般的ではありません。

例えば、実家暮らしで生活費を一部負担していても、会社の扶養申告書などで扶養親族として申告していなければ、扶養者として扱われない場合があります。

ただし、会社によって提出書類の案内方法が異なることもあるため、「扶養者はいません」と人事担当者へ伝えて確認すると確実です。

会社が扶養者の有無を確認する理由は、従業員の家族に関する税金や社会保険の処理を正しく行うためです。

扶養している家族がいる場合、所得税の控除や健康保険の加入手続きなどに関係するため、会社は必要な情報を集めます。

反対に扶養家族がいない場合は、その情報を会社側が把握することで、不要な手続きを行わずに済みます。

マイナンバーカードのコピーを提出する場合は、会社から求められている範囲を確認することが大切です。

マイナンバー確認のために裏面のコピーが必要になる場合がありますが、本人確認書類として表面も必要になるケースがあります。会社の指示に従って提出しましょう。

また、マイナンバーは重要な個人情報なので、メールで送付する場合や提出方法が不明な場合は、必ず会社の担当部署に安全な方法を確認することをおすすめします。

入社時に「本人と扶養者のマイナンバーカードのコピー」と案内された場合、扶養している家族がいなければ本人分のみで対応できるケースが一般的です。

会社が扶養者の情報を求めるのは、税金や社会保険などの手続きを正しく行うためであり、すべての家族の情報が必要という意味ではありません。

両親を扶養していない場合は、提出前に「扶養家族はいませんが本人分だけでよいですか」と会社の人事担当者へ確認すると、安心して入社手続きを進められます。