会社からLINEでマイナンバーや身分証写真を送るよう言われた場合の対処法｜送信後に確認すべきこと

新しい勤務先から入社手続きのために住所やマイナンバー、マイナンバーカードの写真を求められることがあります。しかし、個人情報をLINEで送るよう依頼された場合、「本当に安全なのか」「送ってしまった後はどうすればいいのか」と不安になる人も少なくありません。

マイナンバーや本人確認書類の画像は非常に重要な個人情報です。この記事では、会社とのLINEで個人情報を送ることのリスク、送信してしまった後に確認するポイント、今後の安全な対応方法について解説します。

マイナンバーやカード写真をLINEで送ることが問題視される理由

LINEは日常的な連絡手段として広く使われていますが、企業が従業員の重要な個人情報を受け取る方法としては慎重な運用が求められます。

マイナンバーは法律で利用目的や管理方法が定められている特に重要な情報です。住所や氏名、生年月日、顔写真などと組み合わさることで、本人確認に利用できる情報がそろってしまいます。

例えば、マイナンバーカードの表面・裏面の写真を第三者が取得した場合、本人になりすますための情報として悪用されるリスクがあります。

送信後に取り消しができなくなった場合でも、必ず重大な被害につながるというわけではありません。まず大切なのは、慌てて判断せず状況を確認することです。

送った相手が本当に勤務先の人事担当者なのか、会社公式の連絡先なのかを確認しましょう。実在する担当者で、入社手続きの一環として依頼されたのであれば、情報が適切に管理される可能性もあります。

一方で、なりすましや不審なアカウントだった場合は対応が必要です。会社の代表番号や公式サイトに掲載されている連絡先から確認することが重要です。

1つ目は送信相手の確認です。採用担当者の名前、会社のメールアドレス、面接時の案内などと照合し、本当に会社関係者なのか確認します。

2つ目は送った情報の範囲です。マイナンバーカードの表面だけなのか、裏面も送ったのか、住所や銀行情報など他の情報も送ったのかによってリスクは変わります。

3つ目は会社側の管理方法です。人事担当者に「LINEで送った情報は社内でどのように管理されますか」「正式な提出方法はありますか」と確認しても問題ありません。

送信してしまったことを責める必要はありません。入社手続きの案内として依頼された場合、本人が不安になるのは自然なことです。

例えば、「先ほどLINEでマイナンバー関連書類を送付しましたが、個人情報の取り扱いについて確認したくご連絡しました。正式な提出方法が別にあれば教えてください」と伝えると、相手も状況を把握しやすくなります。

企業側が適切な管理体制を整えている場合は、改めて安全な提出方法を案内してくれることがあります。

マイナンバー関連の書類提出では、企業が用意した専用システム、書面提出、暗号化されたファイル送信など、管理しやすい方法を利用することが一般的です。

個人のLINEアカウントや私的なメッセージアプリで重要書類を送る場合は、送信先を間違えるリスクや保存・転送されるリスクがあります。

例えば、入社時に本人確認書類を提出する場合でも、「会社指定の提出フォームはありますか」「メール提出の場合は暗号化が必要ですか」と確認することで、個人情報を守りやすくなります。

マイナンバーやマイナンバーカードの写真をLINEで送ることには、個人情報管理の面で注意が必要です。しかし、送ってしまったからといって必ず被害が発生するわけではありません。

まずは送信相手が本当に勤務先の担当者なのかを確認し、会社に情報管理方法や正式な提出方法を相談することが大切です。

今後は重要な個人情報を提出する際、便利さだけで判断せず、会社が指定する安全な方法を利用することでトラブルを防ぐことができます。