入社時に会社へ提出するマイナンバー確認書類として、マイナンバーカードを持っていない場合は通知カードを利用するケースがあります。しかし、引っ越しなどで通知カードに記載された住所と現在の住所が異なる場合、提出できるのか不安になる人も少なくありません。この記事では、通知カードの住所が現住所と違う場合の扱いや、会社へ提出する際に必要になる対応について解説します。
入社時に会社がマイナンバーを確認する理由
会社は従業員のマイナンバーを、税金や社会保険、雇用保険などの手続きに使用するために収集します。給与支払報告書や源泉徴収票などの作成時にもマイナンバーの記載が必要になります。
そのため、会社へマイナンバーを提出する際は、番号が正しいことを確認できる書類と、本人であることを確認できる書類の両方を求められることが一般的です。
例えば、マイナンバーカードを持っている場合はカード1枚で番号確認と本人確認ができますが、通知カードの場合は別途本人確認書類が必要になることがあります。
通知カードの住所が現住所と違う場合の基本的な考え方
通知カードは以前、マイナンバーを知らせるために発行されていた書類ですが、現在は新規発行や再発行が終了しています。また、記載内容の変更手続きも廃止されています。
通知カードについては、記載されている氏名や住所などが住民票の内容と一致している場合に限り、マイナンバー確認書類として利用できます。
そのため、引っ越しによって住所変更をしているにもかかわらず、通知カードの住所が古いままの場合は、そのままコピーを提出して認められるとは限りません。
住所が違う通知カードを提出する場合の対応方法
通知カードの住所と現在の住所が異なる場合は、まず会社の担当者へ相談することが大切です。会社によって確認方法や必要書類の案内が異なる場合があります。
一般的には、マイナンバーを確認するための別の書類を準備する方法があります。例えば、マイナンバーが記載された住民票の写しなどを利用できる場合があります。
具体的には、役所で「マイナンバー入りの住民票」を取得し、本人確認書類と合わせて提出することで対応できるケースがあります。
会社へ提出する前に確認しておきたいこと
入社手続きでは提出期限が決められていることも多いため、住所違いに気付いた時点で早めに人事担当者や総務担当者へ連絡しましょう。
自己判断で古い住所の通知カードだけを提出すると、会社側で確認作業が進められない可能性があります。
例えば、入社日直前に書類を準備している場合でも、「通知カードの住所が古いのですが、代わりに必要な書類はありますか」と確認しておけば、手続きをスムーズに進められます。
マイナンバーカードを作成するメリット
通知カードの住所変更ができなくなったこともあり、今後の行政手続きや本人確認を考えると、マイナンバーカードを取得しておくと便利です。
マイナンバーカードがあれば、番号確認と本人確認を同時に行うことができ、会社への提出書類や行政サービス利用時の手続きも簡単になります。
また、オンラインでの各種手続きや証明書取得などにも利用できるため、必要性を感じたタイミングで申請を検討するとよいでしょう。
まとめ
入社時に提出する通知カードの住所が現住所と違う場合、単純にコピーを提出すれば必ず問題ないとは言えません。通知カードは記載内容が住民票と一致している場合に利用できる書類だからです。
住所変更済みの場合は、会社の担当者へ相談し、必要に応じてマイナンバー入り住民票など別の確認書類を準備することが大切です。
入社手続きを円滑に進めるためにも、書類の住所や氏名が現在の情報と一致しているかを事前に確認し、不明点があれば早めに会社へ確認するようにしましょう。
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