バイト先からマイナンバー通知カードのコピーを求められた時の準備方法｜必要な書類と注意点を解説

アルバイトの採用が決まり、契約手続きの際に「マイナンバーカードの通知カードのコピーを持参してください」と言われることがあります。しかし、通知カードを見たことがない場合や、どの部分をコピーすればよいのか分からない場合も多いでしょう。

この記事では、アルバイトの契約時に求められるマイナンバー関連書類について、通知カードの確認方法、コピーの準備方法、手元にない場合の対応について分かりやすく解説します。

アルバイト先がマイナンバーの書類を求める理由

アルバイトやパートとして働く場合、勤務先は給与の支払いや税金に関する手続きを行うため、従業員のマイナンバーを確認する必要があります。

そのため、契約時や入社手続きの際に、マイナンバーが確認できる書類の提出を求められることがあります。これは特定の会社だけではなく、多くの事業者で行われている一般的な手続きです。

例えば、給与の支払報告書や源泉徴収票などの作成にはマイナンバーが必要になるため、勤務先が本人確認を含めて確認を行います。

通知カードとは、以前にマイナンバー（個人番号）を知らせるために各家庭へ郵送されていた紙製のカードです。氏名、住所、生年月日、12桁のマイナンバーなどが記載されています。

現在は通知カードの新規発行は終了していますが、住所や氏名などの記載内容が住民票の情報と一致している場合は、マイナンバー確認書類として利用できる場合があります。

自宅の書類入れや重要書類を保管している場所に、自治体から届いた封筒と一緒に保管されているケースがあります。

通知カードが手元にある場合は、カード全体がはっきり写るようにコピーを取ります。表面に記載されている氏名や住所、マイナンバーが確認できる状態にすることが大切です。

コンビニのコピー機や家庭用プリンターを利用して準備できます。コピーする際は、番号部分が読めるように濃さやサイズを確認しましょう。

例えば、文字が薄くてマイナンバーが確認できないコピーでは、勤務先で再提出を求められる可能性があります。

通知カードを紛失してしまった場合でも、マイナンバーを確認する方法はいくつかあります。現在は、マイナンバーカードを取得している場合は、そのカードを利用できます。

マイナンバーカードを持っていない場合は、自治体で発行できる「マイナンバー入りの住民票の写し」などで番号を確認できる場合があります。

また、勤務先によって必要な書類が異なる場合もあるため、通知カードがない場合は採用担当者へ相談するとスムーズです。

マイナンバーカードを持っている場合は、顔写真付きのカード自体にマイナンバーが記載されているため、本人確認と番号確認を同時に行える書類として利用できます。

そのため、通知カードのコピーではなくマイナンバーカードのコピーを提出するよう案内されるケースもあります。

ただし、勤務先によって求める書類の形式が決まっている場合があるため、提出前に確認しておくと安心です。

マイナンバーは重要な個人情報のため、コピーを提出する際は必要以上に他人へ渡したり、SNSなどへ掲載したりしないよう注意しましょう。

勤務先へ提出する場合は、会社の指定する方法で渡し、不要になった書類の管理についても確認すると安心です。

また、住所変更などで通知カードの情報が現在の住民票と異なる場合は、利用できない可能性があるため注意が必要です。

アルバイト契約時に通知カードのコピーを求められた場合は、まず自宅に通知カードがあるか確認し、見つかった場合は記載内容が読めるようにコピーを準備します。

通知カードがない場合でも、マイナンバーカードやマイナンバー入り住民票など別の確認方法があります。焦らず勤務先に相談することで対応できます。

入社手続きをスムーズに進めるためにも、必要書類は早めに確認し、本人確認書類と合わせて準備しておくことがおすすめです。