就職や年末調整、社会保険の手続きなどで会社からマイナンバーカードの提示やコピー提出を求められることがあります。その際、「カードを渡したら中に入っている個人情報を会社に調べられてしまうのでは？」と不安に感じる人も少なくありません。この記事では、会社がマイナンバーカードから確認できる情報、提出を求められる理由、安全な取り扱い方法について分かりやすく解説します。
会社がマイナンバーカードを求める主な理由
会社が従業員にマイナンバーカードの提出を求める主な目的は、マイナンバー（個人番号）を確認するためです。企業は税金や社会保険に関する行政手続きを行う際、従業員のマイナンバーを記載する必要があります。
例えば、給与支払報告書、源泉徴収票、雇用保険や健康保険の手続きなどでは、従業員のマイナンバーを利用する場面があります。そのため、会社は本人確認と番号確認を行う必要があります。
つまり、多くの場合、会社が必要としているのはカード内部の情報ではなく、表面に記載された氏名・住所などによる本人確認と、裏面にある12桁のマイナンバーの確認です。
マイナンバーカードのICチップの中身を会社は確認できるのか
マイナンバーカードにはICチップが搭載されていますが、会社がカードを預かっただけで自由に内部情報を読み取れるわけではありません。
ICチップには、氏名、住所、生年月日、性別、マイナンバーなどの情報が記録されているわけではなく、電子証明書などの情報が格納されています。これらを読み取るには専用の機器や認証が必要です。
また、ICチップ内の情報を利用できる行政サービスなどは法律によって制限されています。会社が一般的な業務のためにカードをコピーしたり番号を確認したりするだけで、銀行口座情報や病歴、納税情報などを閲覧することはできません。
会社に知られてしまう可能性があるマイナンバー関連情報
会社が確認できる情報は、提出した書類やカードに記載されている範囲に限られます。例えば、マイナンバーカードの表面をコピーした場合、氏名、住所、生年月日、顔写真などを確認できます。
裏面のコピーを提出した場合は、12桁のマイナンバーが確認できます。ただし、その番号から会社が勝手に個人の行政情報を検索できる仕組みにはなっていません。
例えば、会社の担当者がマイナンバーを使って「過去の税金の支払い状況」や「医療利用履歴」を確認するといったことはできません。マイナンバーは情報を一元的に自由閲覧するための番号ではなく、行政手続きで本人を特定するための番号です。
マイナンバーカードの提出時に注意するポイント
会社へマイナンバーカードを提出する際は、何の目的で提出するのかを確認しておくと安心です。企業にはマイナンバーを適切に管理する義務があります。
特に注意したいのは、必要以上にカードを預けっぱなしにしないことです。本人確認が終わった後は返却してもらうことが一般的です。
また、コピーを提出する場合には、会社側が必要としている範囲を確認しましょう。例えば番号確認だけが目的なのか、本人確認も必要なのかによって提出する面が変わる場合があります。
マイナンバーを扱う会社には管理義務がある
企業が従業員のマイナンバーを取得・保管・利用する場合、「特定個人情報」として厳格に管理する必要があります。目的外利用や不適切な管理は禁止されています。
そのため、会社の担当者が個人的な興味でマイナンバーを確認したり、取得した情報を別の目的で利用したりすることは認められていません。
例えば、人事担当者が給与手続きのためにマイナンバーを扱うことはありますが、その番号を利用して本人のプライベートな行政情報を調べることはできません。
まとめ：会社提出の目的は番号確認でありカード情報を自由に見られるわけではない
マイナンバーカードを会社へ提出しても、会社がカード内部の情報を自由に確認できるわけではありません。多くの場合、提出の目的は税金や社会保険の手続きに必要なマイナンバー確認です。
会社が確認できるのは、カード表面やコピーなどで提示された情報の範囲であり、マイナンバーを使って個人の行政情報や生活情報を勝手に閲覧することはできません。
ただし、マイナンバーは重要な個人情報であるため、提出時には利用目的を確認し、必要以上の情報を渡さないよう注意することが大切です。
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